さやか行政書士事務所

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ブログ 行政書士ノチカラ ―毎週月曜・木曜更新中!―

2018年03月29日

クライアントとの連絡ツール

クライアントとの連絡ツールが多様化しています。

 

 

 

■企業の方の場合

一般的には電話とEメールが主ですが、

中小企業の年配の方で普段Eメールを利用しない方からは

FAXを指定されることも多いです。

 

 

■個人の日本人の方の場合

Eメールはあまり利用しないという方が増えてきているようで、

LINEを利用することが多いです。

 

例えば、配偶者ビザの申請には二人のツーショット写真が必要になるのですが、

スマホで撮った写真をそのままスマホで送れるので便利なんですよね。

 

交信記録として

LINEのメッセージのやり取り部分をスクリーンショットしていただくときも

手軽にできてすごく便利なのです。

 

メッセージの内容も簡潔になるのでシンプルなやり取りが可能になり、

何より「既読」かどうかが一目瞭然なので、

Eメールのときのような

「返信が来ないけど、届いていないのかな?」と不安になることも

迷惑フォルダに振り分けられてしまうことも

実は送信済みになっていなかった!ということもなくなるのは

大きなメリットですね。

 

 

■個人の外国人の方の場合

LINEと同様の機能を持つツールとして

FacebookのMessengerやWhatsAppを利用される方も多いです。

 

 

■遠方にお住いの方の場合

海外を含め、東京から遠方にお住まいの方との面談では

Skypeのビデオ通話を利用しています。

 

電話で声だけのやり取りよりも

お互いに顔を見ながらの方が伝わるものが多いですよね。

 

 

 

作業効率や情報管理のしやすさを考えると

なるべく少数に絞りたい気持ちもあるのですが、

人によってメインで使っている連絡ツールが違うので

できるだけ合せるようにしています。

 

気軽に連絡できた方がコミュニケーションがスムーズになり、

結果的に作業を早く進められますからね。

 

それにしても、本当に便利な世の中になったものですね。

 

 

ちなみに、冒頭の写真は

インドネシアのジョグジャカルタの街中にあった公衆電話らしきものです。

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